lokal & aktuell

Der Weg zum papierlosen Büro

Die Wirtschaftskolumne im StadtKurier

Freitag, 11. Juni 2021 - 15:26 Uhr

von Christiane Schulz

Die Wirtschaftskolumne im StadtKurier

Die Juristin und Unternehmensberaterin Nicole Biermann-Wehmeyer ist die Autorin der Wirtschaftskolumne im StadtKurier.

Die Juristin und für alle gängigen Förderprogramme, sowie Go-Digital, gelistete Unternehmensberaterin Nicole Biermann-Wehmeyer vom Bocholter Bildungsinstitut Wirtschaft (BIW), informiert im StadtKurier über Themen zur Digitalisierung für Unternehmer.

Heute: Wie setze ich ein papierloses Büro um? „Ich werde im Rahmen der Digitalisierungsprogramme häufig nach der Umsetzung der Papierlosigkeit gefragt und welche Vorteile dieses Projekt mit sich bringt. Um die notwendige Motivation zu gewährleisten, fängt man am besten mit viel Elan umgehend an. Der einzige Nachteil ist, dass man zunächst einmal Zeit und Aufwand investiert. Der größte Vorteil ist sicherlich die bessere Zugriffsmöglichkeit. Selbst bei einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen sammelt sich schnell ein riesiges Archiv an.

Um dort eine gute Auffindbarkeit zu gewährleisten, ist ein ausgeklügeltes Ablagesystem erforderlich. In Zeiten von mobilem Arbeiten erfordert der Zugriff dann nicht mehr die persönliche Präsenz der Mitarbeiter. Die Inhalte sind ständig und ortsunabhängig verfügbar, was Unternehmen als Arbeitgeber attraktiver macht – und das über die Zeit der Pandemie hinaus. Ein weiterer Vorteil ist die Verringerung des Materialaufwands. Der Verbrauch von Papier und Druckerpatronen ist nicht gerade gering und in keinem Fall umweltfreundlich. Damit einher geht die enorme Platzersparnis. Damit eine Umsetzung gut gelingt und von Dauer ist, sollte die Planung nicht vernachlässigt werden. Dabei geht es vor allem um Punkte wie eine praktikable Ordnerstruktur, in der sich alle Beteiligten gut zurechtfinden und auch das Thema Datenschutz. Cloud-Anbieter oder eigene Infrastruktur, Auftragsverarbeitungsvertrag, VPN-Zugänge und Dokumentenscanner sind nur einige der relevanten Schlagwörter, welche Betrachtung finden sollten.

Auf der einen Seite ist es wichtig, ein Löschkonzept für die Daten zu haben und auf der anderen Seite muss man die Aufbewahrungsfristen des Finanzamts einhalten. Das Beste ist jedoch: Die Umsetzung des papierlosen Büros kann förderfähig sein.

Wir informieren Sie gerne über Details. Ich wünsche Ihnen wie immer viel Erfolg.“ www.bildungsinstitut-wirtschaft.de. 02871-2395078. Das Bildungsinstitut Wirtschaft schult und berät in folgenden Bereichen: Digitalisierung, Datenschutz, Compliance, Mitarbeiterführung, Social Media, Websites und Online- Shops.